Создание групповой заявки
При создании новой группы открывается Карточка группы, в которой пользователю следует внести информацию:
- Название группы
- Дата заезда и выезда
- Компания
- Тариф
- Пакет питания и др.
Одна из особенностей групп является то, что у пользователя появляется возможность производить расчеты на едином централизованном счете группы, т.е. все начисляемые услуги с гостевых счетов участников группы автоматически переносятся на групповой счет. Эта опция регулируется флагами:
- Все - все услуги со счетов гостей будут автоматически переносится на счет группы
- Все кроме телефонных переговоров - на лицевых счетах гостей будут оставаться услуги телефонных переговоров (при наличии программы тарификатора в связке с АТС и интеграцией с Эдельвейсом)
- Ничего - услуги не переносятся автоматически, все начисления остаются на счетах гостей
- Выборочно - нажав на кнопку справа, пользователь может выбрать группы услуг, которые будут автоматически переносится на счет группы.
После установки дат заезда и выезда группы пользователю следует выбрать количество бронируемых номеров для участников группы, это действие выполняется в окне типов комнат. Бронирование номеров для группы начинается с добавления в список категорий, количества требуемых комнат и варианта размещения гостей. При нажатии кнопки Добавить тип появляется вспомогательное диалоговое окно, в котором выводится информация о свободных номерах по категориям на заданный период.
При этом следует иметь в виду, что в столбце Наличие выводится число номеров, свободных на Графическом плане, которые могут быть забронированы (несмотря на возможное наличие неразмещенной брони). В столбце Доступно выводится фактический остаток номеров на запрошенный период, где учитывается в том числе и наличие бронирований, еще не размещенных в конкретные номера (неразмещенная бронь, на категорию). Выбрать требуемую категорию можно либо двойным щелчком в диалоговом окне "Свободные комнаты", либо в выпадающем списке категорий в редактируемой строке списка в карточке группы.
Проведение расчетов на групповых счетах
При использовании признака переноса услуг на единый счет группы все начисляемые услуги автоматически переносятся на групповой счет (при использовании признака переноса Все).
В счете группы применяются ровно те же правила расчета, как и в случае с индивидуальными счетами гостей (гиперссылка на статью) за исключением процедуры Возврата.
Если требуется произвести возврат денежных средств только по определенному номеру, то следует в Счете группы найти услуги проживания из этого номера (определить нужные проводки можно по комментарию, указывается номер комнаты, счета и фамилия гостя группы), и, выделив услуги в счете, провести возврат Отмеченных услуг. Для того, чтобы услуги начислились в счете группы/гостя - необходимо выделить комнаты всем гостям во вкладке Гости. Только после этого есть возможность произвести начисление в Счете группы. По умолчанию в поле Занести по дату устанавливается Дата выезда группы для начисления услуг проживания на весь период проживания группы.
Возврат оплаченных услуг, возврат НЕоплаченных услуг и возврат услуг проживания по определенному гостю
- Если услуги были оплачены на счете группы (в счете группы имеется платеж и сальдо=0), то в этом случае для возврата оплаченных услуг следует в счете группы выделить все услуги (или выборочно, если возврат следует провести только по определенному гостю) и через пункт Возврат - Наличные (КК/БН) провести возврат отмеченных услуг.
- Если услуги были не оплачены в счете группы, тогда достаточно просто вернуть начисления по кнопке и начислить далее повторно, при необходимости.
- Если нужно провести возврат оплаченных услуг только по определенному гостю, следует открыть Счет группы через модуль Счет. Для этого достаточно из Карточки группы кликнуть по кнопке "счет" (из вкладки "Группа"), в таком режиме видно с какого номера перенесены услуги. Отмечаем в счете услуги, которые нужно вернуть (с зажатой кнопкой CTRL или SHIFT) и проводим возврат отмеченных услуг.
Перед возвратом обращайте внимание на значение в поле Сумма - это та самая сумма, которая будет проведена через кассу с отметкой о возврате в программе. В результате вернутся только отмеченные услуги. Гостя удаляем из группы (если гость не заедет) или переначисляем услуги проживания. Для переначисления услуг проживания по определенному гостю следует открыть Счет этого гостя и отменить признак "Начислено по" по кнопке Отмена и далее начислить повторно по кнопке Начислить. В случае, если начисления гостя автоматически переносятся на групповой счет, принадлежность начисления к номеру, где проживает гость, фиксируется. Это можно видеть в поле "Перенос со счета" в счете группы.