Групповое бронирование и процесс заселения групп, особенно на потоке, явление непростое, это известно всем отельерам. Поэтому на этапе выбора программ управления этому вопросу уделяется особое внимание. Важна не только скорость обработки и занесения информации при бронировании и заселении групп, но также удобство и соответствие определенным стандартам.
При групповом бронировании создается карточка группы, вводится название и данные бронирования. В то же время сохраняются возможности индивидуального бронирования для членов группы. Каждому гостю автоматически создается карточка, где можно отдельно начислять услуги или вести какую-то дополнительную информацию.
Как и в индивидуальном бронировании, групповой брони присуждается статус – временное/постоянное/размещенное/неразмещенное. Если группа заезжает от какой-то организации/компании, с которой работает отель, то из архива автоматически заполнится информация о компании-плательщике. В программе можно отдельно настроить групповой тариф, который будет привязан к группе по умолчанию. Есть возможность автоматически начислять скидки и комиссии.
Иногда гости, входящие в состав одной группы, заезжают в отель не одновременно. В таком случае заезд осуществляется по мере заезда гостей, но внутригрупповая связь сохраняется. При формировании группового бронирования номерной фонд может распределяться как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля. Также определяется способ разделения оплаты между группой и ее членами.
Внутри группы можно назначить гостям индивидуальные тарифы, либо завести отдельные тарифы на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров. Есть возможность автоматического перенаправления начислений. При наличии интерфейса с электронными замками возможно осуществлять предварительное программирование электронных ключей от номеров до заезда группы.