Главная Модули Интеграция Проекты Новости Блог Контакты Расчитать стоимость

Управление отелем: модуль "Мероприятия"

16.06.2021

Мероприятие в отеле является дополнительной услугой, которая приносит ощутимый вклад в доход предприятия. Тип мероприятия зависит от специфики и местонахождения отеля. Среди популярных мероприятий можно выделить:

АСУ Эдельвейс: свадьба в отеле, модуль "Мероприятия"

  • Деловые мероприятия: конференция, семинар, презентация (бизнес-отели)
  • Событийные мероприятия: свадьба, юбилей, встреча выпускников (городские отели и загородные клубы)
  • Досуговые мероприятия: день рыбака, вечер танцев, спортивные соревнования (городские и загородные отели, базы отдыха)

Для подготовки к мероприятию отельеру необходимо спланировать загрузку ресурсов, которые будут задействованы при его проведении: конференц-зал, зал в ресторане, спортивная площадка, набор определенного инвентаря. Кроме бронирования ресурсов нужно продумать кто из персонала будет обслуживать мероприятие и составить расписание. Еще одной составляющей пакета является расчет мероприятия как дополнительной услуги, она может быть простой, как, например, аренда конференц-зала на несколько часов, так и сложной, состоящей из различных ресурсов.

В системе «Эдельвейс» есть специально разработанный модуль «Мероприятия», в нем реализованы следующие функции:

      АСУ Эдельвейс: карточка модуля "Мероприятия"
  • интерактивная электронная «шахматка» с возможностью переключения между группами ресурсов;
  • табличное представление бронирований в виде списка с возможностью гибкой сортировки и поиска;
  • создание бронирований мероприятий как для проживающих в отеле гостей и групп, так и для сторонних заказчиков;
  • гибкая тарификация аренды помещений: почасовая, полдня, сутки, договорная цена;
  • включение в стоимость мероприятия дополнительных услуг, питания и напитков;
  • ведение типовых меню для включения в заказ;
  • загрузка меню из системы автоматизации ресторана в отеле;
  • выгрузка сформированного заказа в систему автоматизации ресторана в отеле;
  • печать карточки мероприятия – плана проведения мероприятия для распределения задач между службами отеля;
  • создание сложных мероприятий, включающих бронирование нескольких ресурсов (например: конференц-зал, проектор, переводчик и т.п.);
  • учет статусов бронирования ресурсов (гарантированное, негарантированное);
  • объединение бронирований мероприятий с бронированиями номеров – создание комплексных предложений по проживанию в отеле и проведению мероприятий.

АСУ Эдельвейс: карточка модуля "Мероприятия"

Настройки основных параметров работы модуля — список ресурсов, доступных для резервирования, тарифы, виды питания, напитков, дополнительное оборудование и услуги и прочее, настраиваются в соответствующих разделах модуля «Конфигуратор».

Для учета услуг питания, если таковые необходимы заказчику делового мероприятия, существует специальный раздел модуля, который предназначен для планирования предоставления дополнительных услуг в рамках выбранного мероприятия. Услуги условно разделены на три группы:

  • Дополнительные услуги, куда может входить аренда дополнительного оборудования, инвентаря и т. п.
  • Еда — здесь предлагается сформировать меню из блюд, ранее введенных в «Конфигураторе», или воспользоваться стандартным меню, которое также настраивается в модуле «Конфигуратор»
  • Напитки — выбор напитков из списка, настроенного в модуле «Конфигуратор».

При добавлении в список дополнительной услуги имеется возможность задать ее стоимость, количество и указать время предоставления.

АСУ Эдельвейс: конференция в отеле, модуль "Мероприятия"

Начисление задолженности за услуги аренды помещения/ресурса и дополнительные услуги, включая еду и напитки, на счет заказчика такого резервирования может производиться в любое время, в том числе, и до начала мероприятия. При этом в систему услуги могут быть занесены как на лицевые счета гостей или групп, забронировавших номера, так и гостям, которые не пользуются услугами проживания.

Для поощрения постоянных и корпоративных клиентов при продаже деловых услуг менеджер отеля может предоставлять скидки, использовать корпоративные или договорные тарифы.

Для работы с большим количеством ресурсов, которые отель предлагает своим гостям, в АСУ «Эдельвейс» есть возможность создавать отдельные группы деловых услуг: например, «Помещения» (конференц-зал, комнаты переговоров и пр.), «Оборудование» (проекторы, экраны, ноутбуки) и т. д. При планировании делового мероприятия можно одновременно бронировать различные ресурсы и услуги из таких групп.

При этом программа позволяет посчитать стоимость и выставить единый счет, как за проживание, так и за проведение мероприятий еще на этапе предварительной брони.

В АСУ «Эдельвейс» есть целый ряд аналитических отчетов, которые, в том числе, позволяют получить информацию по доходу от реализации различных услуг за любой прошедший период, составить прогноз на будущее, проанализировать доходность за выбранные периоды, в сравнении с аналогичными периодами в прошлом году.