Мероприятие в отеле является дополнительной услугой, которая приносит ощутимый вклад в доход предприятия. Тип мероприятия зависит от специфики и местонахождения отеля. Среди популярных мероприятий можно выделить:
- Деловые мероприятия: конференция, семинар, презентация (бизнес-отели)
- Событийные мероприятия: свадьба, юбилей, встреча выпускников (городские отели и загородные клубы)
- Досуговые мероприятия: день рыбака, вечер танцев, спортивные соревнования (городские и загородные отели, базы отдыха)
Для подготовки к мероприятию отельеру необходимо спланировать загрузку ресурсов, которые будут задействованы при его проведении: конференц-зал, зал в ресторане, спортивная площадка, набор определенного инвентаря. Кроме бронирования ресурсов нужно продумать кто из персонала будет обслуживать мероприятие и составить расписание. Еще одной составляющей пакета является расчет мероприятия как дополнительной услуги, она может быть простой, как, например, аренда конференц-зала на несколько часов, так и сложной, состоящей из различных ресурсов.
В системе «Эдельвейс» есть специально разработанный модуль «Мероприятия», в нем реализованы следующие функции:
- интерактивная электронная «шахматка» с возможностью переключения между группами ресурсов;
- табличное представление бронирований в виде списка с возможностью гибкой сортировки и поиска;
- создание бронирований мероприятий как для проживающих в отеле гостей и групп, так и для сторонних заказчиков;
- гибкая тарификация аренды помещений: почасовая, полдня, сутки, договорная цена;
- включение в стоимость мероприятия дополнительных услуг, питания и напитков;
- ведение типовых меню для включения в заказ;
- загрузка меню из системы автоматизации ресторана в отеле;
- выгрузка сформированного заказа в систему автоматизации ресторана в отеле;
- печать карточки мероприятия – плана проведения мероприятия для распределения задач между службами отеля;
- создание сложных мероприятий, включающих бронирование нескольких ресурсов (например: конференц-зал, проектор, переводчик и т.п.);
- учет статусов бронирования ресурсов (гарантированное, негарантированное);
- объединение бронирований мероприятий с бронированиями номеров – создание комплексных предложений по проживанию в отеле и проведению мероприятий.
Настройки основных параметров работы модуля — список ресурсов, доступных для резервирования, тарифы, виды питания, напитков, дополнительное оборудование и услуги и прочее, настраиваются в соответствующих разделах модуля «Конфигуратор».
Для учета услуг питания, если таковые необходимы заказчику делового мероприятия, существует специальный раздел модуля, который предназначен для планирования предоставления дополнительных услуг в рамках выбранного мероприятия. Услуги условно разделены на три группы:
- Дополнительные услуги, куда может входить аренда дополнительного оборудования, инвентаря и т. п.
- Еда — здесь предлагается сформировать меню из блюд, ранее введенных в «Конфигураторе», или воспользоваться стандартным меню, которое также настраивается в модуле «Конфигуратор»
- Напитки — выбор напитков из списка, настроенного в модуле «Конфигуратор».
При добавлении в список дополнительной услуги имеется возможность задать ее стоимость, количество и указать время предоставления.
Начисление задолженности за услуги аренды помещения/ресурса и дополнительные услуги, включая еду и напитки, на счет заказчика такого резервирования может производиться в любое время, в том числе, и до начала мероприятия. При этом в систему услуги могут быть занесены как на лицевые счета гостей или групп, забронировавших номера, так и гостям, которые не пользуются услугами проживания.
Для поощрения постоянных и корпоративных клиентов при продаже деловых услуг менеджер отеля может предоставлять скидки, использовать корпоративные или договорные тарифы.
Для работы с большим количеством ресурсов, которые отель предлагает своим гостям, в АСУ «Эдельвейс» есть возможность создавать отдельные группы деловых услуг: например, «Помещения» (конференц-зал, комнаты переговоров и пр.), «Оборудование» (проекторы, экраны, ноутбуки) и т. д. При планировании делового мероприятия можно одновременно бронировать различные ресурсы и услуги из таких групп.
При этом программа позволяет посчитать стоимость и выставить единый счет, как за проживание, так и за проведение мероприятий еще на этапе предварительной брони.
В АСУ «Эдельвейс» есть целый ряд аналитических отчетов, которые, в том числе, позволяют получить информацию по доходу от реализации различных услуг за любой прошедший период, составить прогноз на будущее, проанализировать доходность за выбранные периоды, в сравнении с аналогичными периодами в прошлом году.