Обмен данными между АСУ Эдельвейс и конфигурацией 1С "Бухгалтерия предприятия" представляет из себя комплексное решение. Основные задачи обмена – отразить в бухгалтерском учете операции, проводимые в АСУ Эдельвейс: оказание гостиничных услуг физическим лицам (начисления), контрагентам, прием платежей, оказание прочих услуг клиентам (режим Киоск), а также отразить в АСУ Эдельвейс ведение взаиморасчетов с контрагентами.
В обработке есть дополнительные возможности по работе с загруженными документами, облегчающие работу бухгалтера: групповое удаление, печать дерева загруженных документов со структурой подчинённости, печать Универсального передаточного документа (со сверткой всех дополнительных услуг в проживание).
Для работы обмена не требуется предварительная настройка АСУ Эдельвейс, все необходимые настройки устанавливаются непосредственно в 1С. Обмен выполняется посредством прямых запросов к базе АСУ Эдельвейс и состоит из следующих разделов.
Настройки обмена. Реализованы в виде отдельной формы, разбиты по разделам в виде закладок. Включают в себя общие реквизиты, необходимые при создании документов, функциональные опции, определяющие работу обмена, соответствия справочников номенклатуры и контрагентов, а также параметры соединения с базой данных АСУ Эдельвейс. Предусмотрен механизм резервного копирования настроек в XML. Механизм соответствия справочников был разработан специально для обмена данными и является довольно гибким инструментом, позволяющим избежать дополнительных настроек в АСУ Эдельвейс. Все что требуется сделать в Эдельвейсе – это создать услуги и распределить их по группам.
Загрузка начислений из АСУ Эдельвейс в 1С:Бухгалтерию. Задача раздела отразить услуги, начисленные гостям за отчётный период (месяц) с возможностью выставления последним полного пакета документов (счет на оплату, акт, счет-фактура по необходимости или универсальный передаточный документ). Загрузка данных состоит из четырех условных частей: получение данных, запись справочников, создание документов, работа с загруженными документами. Эти части представлены в виде кнопок.
После получения данных необходимо записать справочники. После записи по нажатию кнопки Создать документы будут созданы цепочки документов, с сохранением структуры подчиненности:
- Если организация работает с НДС и стоит галочка Создавать счета на оплату, будут созданы: Счет на оплату -> Реализация -> Счет-фактура.
- Если организация работает с НДС и не стоит галочка Создавать счета на оплату, будут созданы: Реализация -> Счет-фактура.
- Если реализация работает без НДС, то будет создан только документ Реализация.
Также при создании Реализации учитываются настройки ведения товарного учета и агентских услуг.
Загрузка платежей (оплата наличными и картой) из АСУ Эдельвейс в 1С:Бухгалтерию. Задача раздела отразить платежи, совершенные в АСУ Эдельвейс за указанный период (день). На основании совершенных платежей в 1С:Бухгалтерии создаются следующие документы: Приходный кассовый ордер (оплата наличными), Расходный кассовый ордер (возврат наличных), Операция, введенная вручную (оплата и возврат по карте). В отличие от начислений, данные о платежах загружаются строго за указанную дату. По нажатии на кнопку Получить данные будет выполнен запрос к базе Эдельвейс и сформировано дерево платежей, сгруппированных по следующим полям: Вид оплаты, плательщик, гость, лицевой счет. При этом документы будут созданы по плательщику.
Выгрузка платежей из 1С:Бухгалтерии в АСУ Эдельвейс. Задача раздела – отразить безналичные платежи от контрагентов в АСУ Эдельвейс и записать их как авансовые.
В документе, который можно запросить по адресу info@edelink.ru содержится полное описание интеграции с 1С и приведены примеры:
- Продажа услуг в режиме киоска
- Простое поселение гостя и оплата наличными
- Заезд и выезд гостя в разные отчетные периоды (месяцы)
- Загрузка начислений при ведении товарного учета
- Создание реализации с агентскими услугами
- Создание реализации с услугами и товарами по нескольким складам и оплата картой
Также доступны видеоролики по настройке интеграции:
Обмен данными Эдельвейс - 1С. Начало работы. Заполнение настроек
Обмен данными Эдельвейс - 1С. Загрузка услуг. Загрузка платежей
Обмен данными Эдельвейс - 1С. Товарный учет. Агентские услуги
В ближайшее время завершится доработка выгрузки в 1С для гостиничных предприятий Казахстана.