Главная Модули Интеграция Проекты Новости Блог Контакты Расчитать стоимость

Система управления рестораном и точками продаж (POS) в гостинице

04.11.2020

Система управления рестораном отеля

Ресторан или кафе в отеле – довольно распространенная бизнес-модель. И дело не только и не столько в статусе отеля, сколько в возможности увеличить общую прибыльность предприятия. В некоторых случаях местоположение отеля и подбор персонала делают ресторан в отеле существенно доходным, но как правило, он работает как часть общего предложения для гостя. Эффективно управлять предложением и экономикой ресторана помогают специализированные системы управления.

 

Основные задачи системы управления рестораном — организовать учет всех производимых действий, повысить скорость и качество обслуживания гостей, пресечь злоупотребления персонала.

 

Зал ресторана в отеле

Система управления рестораном в гостинице

Цель персонала здесь – принять заказ и внести его в базу. Все, что официант внес в карточку и сохранил, уходит на кухню или в бар в зависимости от содержания заказа. Автоматизированная система управления рестораном ускоряет процесс, исключает ошибки и человеческий фактор.

 

Кухня ресторана отеля

Повар и его помощники получают заказ, начинают готовить его. Заказанное либо выводится на специальном дисплее, либо распечатывается и размещается на видном месте. Это позволяет исключить проблему, когда официант передал весь перечень блюд, которые хочет посетитель, но одно из них забыли приготовить.

 

Касса ресторана гостиницы

Управление гостиницей и рестораном

В конце обслуживания посетителю приносят пре-чек сподробным перечнем заказанного с указанием объемов и суммы за каждый пункт. Его предоставляют с информационной целью – уточнить, сколько гость должен заплатить. Затем клиент выбирает удобный ему способ оплаты, вносит деньги. После ему отдают фискальный чек, оформленный по всем правилам.

 

Склад для ресторана гостиницы

Автоматизация учета в ресторане обязательно затрагивает все, что находится в хранилище. Поступившая продукция и сырье регистрируется в системе, как и все их передвижения внутри кафе. Вбиваются в программу в момент приемки с помощью терминала для сбора данных. С него информация попадает в общую базу.

 

Бухгалтерия ресторана отеля

Происходящее в стенах заведения передается в бек-офис, выглядит это как отчетность, которую нужно анализировать. На основе полученных данных бухгалтер начисляет зарплату. Так же он будет отправлять отчеты в налоговую службу и выполнять остальные рабочие обязанности.

 

Pos-системы  легко справляются с возложенными задачами. Какое оборудование придется закупить:

  • Планшет/карманный компьютер для каждого работника
  • Терминал для заведения заказов в базу
  • Принтерпре-счета для распечатки списка блюд на кухню
  • Фискальный регистратор
  • Сервер, где будет храниться информация
  • Компьютеры для бухгалтерии, руководства и менеджера
  • Дисплей для кухни, клавиатура
  • Денежный ящик

В некоторых случаях отельеры отдают управление рестораном на аутсорсинг, предпочитая концентрироваться на прибыли самого отеля и рассматривая точку питания лишь как удобное партнерство на одной территории. Однако в большинстве случаев предложение ресторана интегрировано в общий набор услуг отеля, что позволяет составлять пакетные предложения, более выгодные, чем, например, скидки.

Для того, чтобы клиенту отеля было удобно пользоваться таким пакетным предложением, разработан интерфейс систем управления рестораном и гостиницей.

 Основная функция интерфейса с системой управления гостиницей (PMS) :

  • ведение учета пакетов услуг питания ( завтрак, полупансион, пансион и т.п.) в гостиничной программе с автоматической передачей данных в ресторанную систему плана по питанию на текущий или любой заданный день, период;
  • перенос услуг ресторана к оплате на счет гостя в гостинице с автоматической проверкой баланса лицевого счета данного гостя и учетом установленных кредитных лимитов;
  • контроль за питанием гостей, проживающих с разными тарифами (в т.ч. бесплатное обслуживание в ресторане).

 

Добавив интеграцию с системой контроля доступа, в гостинице можно организовать единое платежное пространство с ключом-картой, выступающей в роли платежного идентификатора.При наличии в точках продаж (ресторан, бар, сауна, казино, спортивный зал и т.п.) считывателей электронных карт, объединенных в единую сеть система управления гостиницей позволяет настроить перенос счетов за такие услуги на общий счет клиента с последующим расчетом клиента у портье при выезде. При этом возможна как кредитная, так и депозитная схема оплаты с контролем остатка.

Создание единого расчетно-платежного пространства (Портье – Ресторан – Бар - Точки продаж):

  • персональное обслуживание постоянных гостей (специальные привилегии, кредитование, зачеты, авансы);
  • возможность использования различных схем кредитования и авансов (минимальные и максимальные границы, текущее состояние);
  • различные формы идентификации и расчетов (магнитные карты, смарт-карты, proximity-карты, TouchMemory, штрих коды, удостоверения);
  • клубные технологии (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные карты);
  • создание и ведение балансов партнеров и гостей;
  • зачеты приходных и расходных финансовых операций, корректировки;
  • зачеты складских операций;
  • межбалансовые зачеты;

Удобство такой интеграции испытывал каждый, кто проживал в отеле, использующем возможности современных информационных систем. Ключ-карта служит идентификатором гостя при посещении завтрака, но не только. Точно так же она работает при посещении сауны или фитнес-центра в отеле, с собой нужно брать только этот идентификатор, все услуги начисляются автоматически.

Еще нагляднее интерфейс между ресепшн и рестораном работает на загородных объектах, где точки питания находятся на удаленном расстоянии друг от друга, и отельеру нет необходимости на каждом из этих объектов подключать кассы, гости могут воспользоваться идентификаторами отеля, и все услуги будут включены в счет.

 В одном из наших проектов стояла задача организовать на закрытой территории загородного дома отдыха “безналичное” пространство. Задачей было оптимизировать точки расчетов для уменьшения риска, связанных с фискальными операциями. Объект располагается на берегу живописной реки на большой площади, в состав входят 2 ресторана и 3 экспресс-кафе, а также прокат лодок, катамаранов и конюшня с манежем. Была развернута система управления рестораном, автоматизирующая склад, кухню и терминалы продаж у официантов, интегрированная с системой управления гостиницей . За бронирование и фиксацию услуг ресторанов и кафе отвечала ресторанная система, с выписыванием предчеков клиентам, а автоматизацию точек проката развернули на модуле “Мероприятия” АСУ Эдельвейс. Идентификатором для всех гостей служила карта-ключ, а расчеты проводились только в одной точке - на ресепшн.

Запуск этого загородного объекта вызвал интерес в расположенных неподалеку населенных пунктах и коттеджных поселках, встал вопрос обслуживания гостей, прибывающих только в дневное время, без размещения в номерах. Эта задача решилась путем выписки гостевых карт, которые потом меняли статус на “клубные”, с подключением системы лояльности и других специальных предложений от отеля. 

Помимо ресторана и кафе, отель может предлагать и другие услуги, например, СПА-процедуры, бильярд, боулинг, фитнес и т.д.). Бронирование и предоставление этих дополнительных услуг автоматизировано специальным модулем PMS, идентификация происходит с помощью той же ключ-карты или электронного браслета, все услуги привязываются к счету гостя, либо уже входят в пакет пребывания в отеле.

Эту схему работы можно организовать в гостиничной системе, с помощью модуля «Мероприятия». В модуле производится бронирование и продажа дополнительных ресурсов отеля в специальной электроннной шахматке, ведение отдельных тарифов для мероприятий: почасовая тарификация, фиксированные цены за полдня или бронирование на целый день, изменение цен в зависимости от дня недели и времени суток. Например, если рассматривать мероприятие в конференц-зале или в любом зале ресторана.

Существует специальный раздел модуля, который  предназначен для планирования предоставления дополнительных услуг в рамках выбранного мероприятия. Услуги условно разделены на три группы:

  • Дополнительные услуги, куда может входить аренда дополнительного оборудования, инвентаря и т.п.
  • Еда - предлагается сформировать меню из блюд, ранее введенных в «Конфигураторе» или воспользоваться стандартным меню, который также настраивается в модуле  «Конфигуратор»;
  • Напитки - выбор напитков из списка, настроенного в модуле «Конфигуратор».

При добавлении в список дополнительной услуги имеется возможность задать ее стоимость, количество и указать время предоставления.

Начисление задолженности за услуги аренды помещения/ресурса и дополнительные услуги, включая еду и напитки, на счет заказчика такого резервирования может производиться в любое время, в том числе и до начала мероприятия. При этом в АСУ услуги могут быть заказаны и занесены как на лицевые счета гостей или групп, забронировавших номера, так и клиентам, которые не пользуются услугами проживания.

 

Одними удобствами для гостей такая интеграция не ограничивается. Для понимания общей картины за период, например, за сутки, в PMS можно формировать отчет, в котором отражается доходная часть и за услуги проживания, и питания, и допуслуги, тем самым упрощается оперативный контроль и управление всем отелем.

В АСУ «Эдельвейс» выполнена интеграция со следующими ресторанными системами: iiko, TillyPad, R-keeper.