АСУ «Эдельвейс»: система управления отелем

 

Перечень терминов и сокращений

АРМ	Автоматизированное рабочее место
АСУ	Автоматизированная система управления
БД	База данных
ПК	Персональный компьютер
ИС	Информационная(ые) система(ы)
ЛВС	Локальная вычислительная сеть
ОПО	Общесистемное программное обеспечение
ПО	Программное обеспечение
СПО	Специальное программное обеспечение
СУБД	Система управления базами данных

 

Общее описание системы

Назначение

АСУ «Эдельвейс» – это система управления, которая служит для автоматизации процессов обслуживания гостей и решения ряда задач управленческого учета на предприятиях индустрии гостеприимства, к которым относятся гостиницы, санатории, пансионаты, базы отдыха, мотели, хостелы и др. Система относится к организационно–техническим информационным системам приема, обработки и передачи информации, обеспечивает выполнение функций, задач и процедур на основе автоматизации взаимосвязанных процессов и предназначена для решения задач обслуживания гостей, учета движения номерного фонда, учета предоставляемых дополнительных услуг с целью повышения эффективности работы, снижения неконтролируемых потерь и своевременного принятия управленческих решений. 

 

Основная функциональность

Система построена по модульному принципу, объединяя на базе модулей функции, относящиеся к той или иной стадии бизнес-процесса обслуживания гостей отеля, обслуживание номерного фонда, получения отчетности и пр. Такой подход упрощает освоение системы новыми пользователями и позволяет проводить конфигурацию программного обеспечения при внедрении на предприятиях различного размера и имеющих определенную специфику работы (например, ориентирующихся на обслуживание туристов в составе групп, сдающих номера отдельными койками и т.д.).

В АСУ «Эдельвейс» реализованы следующие логические модули:

• План (бронирования, электронная «шахматка», оперативная статистика)
• Счета
• Группы
• Архив гостей/фирм
• Мероприятия
• Горничные
• Отчеты
• Статистика
• Журнал
• Тариф
• Конфигуратор

Модуль план

Рис.1. Модуль План – электронная «шахматка».

Для полноценного обслуживания клиентов и учета предоставляемых услуг система реализует следующую функциональность.

программа имеет графический модуль для отображения состояния и работы с номерным фондом. Пользователь имеет возможность просматривать информацию в трех представлениях:

• в виде интерактивной электронной «шахматки»
• в виде привычных и легко сортируемых списков гостей 
• в виде статистики движения номерного фонда 
• учет наличия номеров, мест по каждому типу/категории на необходимый срок;
• оформление брони с указанием сведений по гостю и условий проживания;
• автоматическое присвоение номера брони;
• учет количества взрослых/детей при оформлении брони;
• автоматическое указание лица, производящего заявку;
• указание организации гостя, тарифа, скидок;
• указание адресной информации с использованием справочника (КЛАДР);
• указание метода гарантирования данной брони;
• учет ведения расчётов;
• автоматическая подстановка тарифа с возможностью ручной коррекции;
• выбор, смена, редактирование тарифа проживания;
• возможность установления персональных тарифов на каждый день проживания;
• возможность печати предварительного счета; 
• указание персональных и паспортных данных гостя;
• возможность отправки подтверждения брони (факс, e-mail);
• указание статуса гостя (VIP, Чёрный список, Курящий, Инвалид);
• маркетинговая статистическая информация по гостю (Сегменты и Источники);
• введение дополнительной информации по гостю;
• введение сообщений, оставленных для гостя при бронировании;
• создание групповых заявок гостей;
• указание организации-плательщика, ведение взаиморасчётов организаций;
• возможность оформления раздельного проживания в номере на нескольких гостей; 
• возможность бронирования номеров по местам;
• возможность бронирования в режиме «Лист ожидания»;
• учет специальных пожеланий гостя;
• возможность копирования оформленной брони (или гостя);
• указание причин редактирования брони при изменениях;
• возможность индивидуальной настройки обязательных полей;
• автоматический контроль за заполнением обязательных полей;
• автоматическое проставление номера счета гостя;
• учет статуса номера убран/не убран/готов к заселению;

Рис.2. Карточка резервирования номера – данные гостя.

 При регистрации и поселении гостей в системе реализованы следующие функции:

• поселение по брони и без брони;
• возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони;
• при поселении без брони – ввод полной информации по данному гостю;
• учет пожеланий и особенностей номерного фонда при определении комнаты;
• учет статуса номера (готов/не готов к поселению, свободен/занят);
• контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя;
• учет поселения других гостей в этот же номер при совместной оплате;
• учет поселения других гостей в этот же номер при раздельной оплате;
• учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам;
• учет индивидуальных особенностей гостя (курит, VIP и т.д.);
• автоматическая распечатка регистрационной карты гостя;
• учет платежей;
• указание метода гарантии оплаты;
• учет времени поселения гостя;
• учет времени выезда гостя;
• указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности;
• начисление оплаты за дополнительные услуги;
• возможность предоставлять скидки гостям;
• возможность занесения маркетинговой информации о госте;
• регистрация паспортов и виз иностранных граждан;
• ведение журнала регистрации иностранных граждан;
• отчетность для УФМС и МВД.

 

Модуль Счета

• Для работы со счетами гостей система автоматизирует процессы выписки и хранения счетов за предоставленные отелем услуги.
• ведение лицевых счетов гостей и групп;
• формирование (печать) счетов, актов выполненных работ и счетов-фактур;
• интерфейс с фискальными регистраторами (онлайн-касса): ШТРИХ, АТОЛ;
• возможность использования до шести дополнительных счетов на одного гостя;
• гибкая система налогов;
• прием любых форм оплаты;
• возможность ведения расчетов по обязательной предоплате;
• возможность перенаправления начислений на группу или другие счета гостей;
• возможность переноса авансовых платежей на другие счета гостей/групп;
• автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т.ч. за проживание);
• возможность ручного начисления услуг;
• начисление платежей в различных валютах с пересчетом по курсу гостиницы;
• возможность коррекции начисленных платежей;
• ведение журнала производимых операций;
• возможность автоматического почасового расчета и т.д.
• ведение до шести лицевых счетов на одного гостя;
• использование пакетов услуг.

Рис.3. АСУ Эдельвейс: модуль Счета.

В системе предусмотрена возможность проведения ежедневных операций: 

• закрытие смены кассира;
• печать кассовой отчетности;
• контроль суммы наличных в кассе, внесение и инкассации;
• автоматическое начисление задолженности за проживание;
• обработка платежей и оборота за день;
• обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших);
• автоматическое обновление тарифа;
• формирование статистики по гостинице;
• создание резервной копии БД;
• сервисные функции при работе с фискальными регистраторами.
• Выполнение сверки по банковским терминалам

Рис. 4. АСУ Эдельвейс: групповое бронирование.

Групповое бронирование

• Для группового бронирования система реализует следующую функциональность:
• создание карточки бронирования группы;
• перенос данных бронирования по группе в данные гостей – членов группы;
• сохранение возможностей индивидуального бронирования для членов группы;
• учет статуса групповой брони;
• автоматическое присвоение номера брони;
• указание названия группы;
• указание дат приезда и отъезда группы;
• возможность персонального заезда членов группы, при сохранении связей;
• ведение учета расчётов;
• возможность внесения примечаний по группе;
• маркетинговая статистическая информация по брони (Сегмент, Источник);
• указание адресата для отправки формы подтверждения указанным способом;
• указание VIP статуса группы;
• выбор группового тарифа проживания;
• указание языка общения группы;
• определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;
• указание от какой организации прибывает группа и связь с этой организацией;
• назначение различных скидок и комиссионных (агентских);
• возможность назначения гостям группы индивидуальных тарифов;
• автоматическое и/или ручное выделение номеров членам группы;
• создание структуры автоматического перенаправления начислений;
• В системе имеется возможность покоечного размещения гостей с учетом пола гостя. Покоечное размещение также имеет выше описанную функциональность размещения по номерам и группового поселения.

Модуль Архив гостей/фирм

 Для хранения информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница, система имеет следующую функциональность:

• хранение базы данных по всем гостям, организациям;
• ФИО гостя, адресная информация, персональные и контактные данные;
• статус гостя;
• специальные требования и пожелания гостя;
• список предыдущих посещений гостиницы;
• данные о полученных доходах с гостя;
• дополнительная информация по гостю;
• маркетинговая статистическая информация;
• связь с организацией;
• учет адресной информации компании;
• учет данных по контактным лицам – работникам компании;
• учет маркетинговой и статистической информации о компании;
• учет используемых договоров и тарифов для этой компании;
• хранение примечаний по компании;
• связь с карточкой турагентства, с которой работает компания;
• возможность оформления групповой брони от компании;
• ведение базы данных по турагентствам;
• ведение адресной информации турагентства;
• учет данных по контактным лицам – работникам компании;
• хранение примечаний по компании;
• возможность выборки данных по гостям присланных данным турагентством;
• учет принесенного дохода и начисленных
• учет и анализ статистической информации по турагентству.

Модуль Мероприятия

Рис. 5. АСУ Эдельвейс: карточка мероприятия.

Модуль предназначен для планирования загрузки и формирования заказов на бронирование дополнительных ресурсов отеля (комнаты переговоров, конферец-залы, залы ресторана и т.п.). Реализованы следующие функции.

Интерактивная электронная «шахматка» с группами ресурсов;

• Табличное представление бронирований с возможностью сортировки и поиска;
• Создание мероприятий для гостей и групп и для сторонних заказчиков;
• Гибкая тарификация аренды: почасовая, полдня, сутки, договорная цена;
• Предоставление дополнительных услуг, питания и напитков;
• Возможность ведения типовых меню для включения в заказ;
• Возможность загрузки меню из системы автоматизации ресторана в отеле;
• Выгрузка заказа в систему автоматизации ресторана в отеле;
• Печать карточки мероприятия – плана проведения мероприятия для распределения задач между службами отеля;
• Создание мероприятий, включающих бронирование нескольких ресурсов (например: конференц-зал, проектор, переводчик и т.п.);
• Учет статусов бронирования ресурсов;
• Возможность объединения бронирований мероприятий с бронированиями номеров 
• создание комплексных предложений по проживанию в отеле и проведению мероприятий.

Модуль Горничные

Предназначен для автоматизации типовых задач по обслуживанию номерного фонда.

Контроль текущего состояния номерного фонда: типы уборки, смены белья, полотенец;

• Возможность учета не только номеров, но и помещений общего пользования (коридоры, лестницы, холлы и пр.).
• Ведение различных типов уборок: сухие, текущие, генеральные и т.п.;
• Ведение рабочих смен горничных, распределение заданий на уборку;
• Печать заказ-нарядов для выдачи горничным;
• Учет качества проведения работ;
• Возможность расчета сдельной оплаты труда горничных;
• Учет списания расходных материалов, возможность настройки нормативов списания;
• Фильтрация списка номеров отеля (по категории, секции, статусу, другим признакам);
• Возможность внесения заметок к назначаемым в номерах работам.

Модули Отчеты и Статистика

Рис. 6. АСУ Эдельвейс: модуль Отчеты

В системе реализована возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более чем 80 признакам для возможности охвата всех сторон работы гостиницы. Все отчеты разбиты на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты. 

• отчеты по бронированию гостей и групп за любой выбранный период;
• необходимые отчеты по гостям отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам;
• доходность и загрузка номерного фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты);
• статистика по номерному фонду;
• отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.;
• специальные отчеты по иностранным гражданам;
• доходность за любой выбранный период;
• специальные отчеты по гостям;
• отчеты для поэтажной службы (листы уборок);
• отчеты по задолженностям за проживание и телефонные переговоры;
• отчеты по питанию для предоставления в ресторан.

Модуль Журнал

В процессе работы АСУ Эдельвейс выполняет автоматическое журналирование событий и значимых действий пользователей для упрощения задач контроля за работой персонала и решения спорных ситуаций. Для просмотра сохраненных записей предназначен модуль Журнал, имеющий следующие основные возможности.

• Фильтрация (поиск) записей, их просмотр без возможности модификации или удаления;
• Просмотр детальной по событию;
• Возможность ограничения доступа части пользователей системы к модулю Журнал;
• Распечатка отфильтрованных событий в форме «Журнала логических операций»;
• Отдельный просмотр событий, относящихся к финансовым расчетам с клиентами отеля, с повышенной детализацией;
• Автоматическая очистка журнала от устаревших записей, время жизни которых настраивается в системе.

Модуль Тариф

Для повышения эффективности работы с тарифами, возможности их оперативного изменения, в системе добавлен модуль, в котором реализована работа с ценами зависимых тарифов на основе тарифа, указанного в виде основного. Зависимые тарифы могут содержать не сами цены, а модификаторы, применяемые к ним: скидки, надбавки в абсолютных или процентных значениях. Таком образом система даёт возможность, меняя только один – базовый тариф, менять в автоматическом режиме все зависимые тарифы по указанных в них модификаторах.

• Отображение данных по базовым ценам основного тарифа в системе по категориям номеров, доступных для редактирования.
• Возможность группового редактирования цен и указания их на выбранный период.
• Возможность отмены отредактированных ранее цен.
• Отображение сравнительных данных по отношению к прошлому периоду.

Модуль Конфигуратор

Рис 7. АСУ Эдельвейс: Конфигуратор.

В системе настраиваются следующие параметры:

• тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и в определенной валюте);
• пансион;
• настройка пакетов услуг;
• языковые, интерфейс программы является мультиязычным;
• права доступа к модулям программы;
• список доступных платежных средств;
• параметры номерного фонда;
• настройка маркетинговых сегментов и источников;
• настройки языков и национальностей гостей;
• настройка языков пользователя системы;
• настройка специальных услуг гостиницы;
• время заезда и выезда по умолчанию.

Состав программных интерфейсов системы

В АСУ «Эдельвейс» реализована возможность работы с сторонними программными продуктами и оборудованием. Имеются следующие программные интерфейсы:

• Интерфейс с АТС;
• Интерфейс с тарификатором телефонных переговоров;
• Интерфейс с системой предоставления медицинских услуг;
• Интерфейс с АСУ ресторана;
• Интерфейс с системой контроля доступа в номера;
• Интерфейс с системой бухгалтерского учета;
• Интерфейс с фискальным регистратором;
• Интерфейс с платным ТВ и Интерактивным ТВ;
• Интерфейс с процессингом кредитных карт;
• Интерфейс с системой интернет-бронирования;
• Интерфейс с системой сканирования паспортов.

Технические требования

АСУ «Эдельвейс» является приложением типа «клиент-сервер», и состоит из системы управления базами данных СУБД, которая содержит базу данных (БД) предприятия для работы АСУ и из приложения-клиента, устанавливаемого на автоматизированном рабочем месте (АРМ) пользователя (ПК + приложение). АСУ интегрируется с другими информационными системами, используя локально-вычислительную сеть по протоколам TCP/IP и/или стандартный порт(ы) ввода-вывода RS-232, USB.

При установке системы на объекте заказчика к оборудованию предъявляются следующие требования.

Сервер базы данных

Операционная система: Windows Server 32/64 bit от 2003 и выше
Процессор: Intel Core (от 2,5 ГГц) (желательно - Xeon х2)
Оперативная память: от 4 Гб
Жесткий диск: RAID массив, не менее 1 Гб свободного дискового пространства для установки приложений.
СУБД: Sybase SQL Anywhere 9
При условии работы на предприятии со значительной загрузкой (номерной фонд от 200 номеров) - желательно использовать специализированный сервер, без совмещения с СУБД других программных продуктов (например ресторанной АСУ).

Клиентские ПК

Операционная система: Windows XP SP3 и выше (32 или 64 bit).
Процессор: с тактовой частотой от 1.5 GHz
Оперативная память: от 2 Gb
Жесткий диск: не менее 300 MB свободного дискового пространства для установки приложений.
Экранное разрешение: рекомендуется не менее 1280*1024

Компьютерная сеть

100 Mbps, витая пара 5-й категории.
Сетевой протокол: TCP, UDP

Принтеры

Должны обеспечивать стандартную печать документов средствами операционной системы Windows.

Порядок обращения в службу технической поддержки

В случае возникновения сбоев в работе АСУ «Эдельвейс», которые пользователь или технический персонал Заказчика не могут устранить самостоятельно, или вопросов по работе с системой, следует обратиться в службу технической поддержки компании-производителя.

Обращение в техническую поддержку может быть выполнено следующими способами.

• С помощью формы подачи заявок на сайте: https://support.edelink.ru/account
• По многоканальному телефону горячей линии: +7 (812) 457 07 07
• По электронной почте на адрес технической поддержки: support@edelink.ru